Generator eFaktur do systemu KSeF

Od roku 2023, każdy podmiot będzie zobowiązany do tworzenia i wysyłania elektronicznych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Faktura musi być utworzona w strukturze XML i zgodna ze strukturą logiczną zdefiniowaną schematem XSD dla FA(1), opublikowanym w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Program-JPK PRO posiada już nowy kreator seryjnego tworzenia eFaktur XML na podstawie załadowanego pliku JPK_FA.

Pliki JPK_FA są wymagane od kilku lat, dlatego z dużym prawdopodobieństwem można założyć, że każdy użytkownik ma możliwość przygotowania danych i wygenerowania JPK_FA. Jeśli tak, to przy użyciu naszej aplikacji są już gotowi do utworzenia eFaktur. Wystarczy tylko załadować plik JPK_FA i przejść przez kilka kroków nowego Kreatora.

Generator seryjnego tworzenia eFaktur KSeF, dostępny jest jako standardowa funkcja wersji PRO, bez dodatkowych opłat. Oddzielnym tematem jest wysyłanie i pobieranie faktur z centralnego repozytorium KSeF za pomocą API. To będzie realizował nasz nowy program, wkrótce opublikujemy więcej informacji w tym temacie.

Nowa funkcja dostępna jest w Menu/JPK/Konwersje plików JPK/JPK_FA do FA KSeF.

W polu Nazwa i lokalizacja pliku JPK_FA należy podać lub wskazać za pomocą okna dialogowego plik XML z aktualną strukturą JPK_FA (4) lub poprzednią wg wariantu (3).

Po zaznaczeniu wskaźnika [Pobieraj pełne dane adresowe odbiorców], program odszuka kontrahenta (NIP) w bieżącej bazie danych. Jeżeli odbiorca zostanie zlokalizowany, to do faktury XML zostanie wstawiony pełny adres. W przeciwnym wypadku dodatkowa linia odbiorcy będzie wypełniona połączonymi danymi pobranymi z pliku JPK_FA.

Obydwie wersje wygenerowanego pliku FA.XML spełniają warunki schematu i weryfikacji. Jednak w drugim przypadku, odbiorca takiej faktury będzie miał utrudnienie w automatycznym imporcie pliku do swojego systemu księgowego.

Znacznik [Weryfikuj zgodność wygenerowanych eFaktur ze schematem XSD] wymusza uruchomienie procesu weryfikacji każdej faktury. Tylko prawidłowe i zgodne ze schematem faktury można wysyłać do systemu KSeF.

W kolejnym kroku kreatora program przedstawia strukturę XML załadowanego (przetwarzanego) pliku JPK_FA.

W strukturze pierwszej faktury FV/123/2022 zaznaczono adres odbiorcy, pole [P_3B]. Każda faktura w pliku JPK_FA zawiera adresy połączone w jednej linii, przy czym nie ma jednolitego schematu prezentowania adresu. Dlatego program nie rozdziela tych danych do pojedynczych pól.

W celu automatycznego uzupełnienia pełnych danych adresowych odbiorców, należy jednorazowo uzupełnić tabelę kontrahentów, funkcja Menu/Kartoteki/Kontrahenci. Program odszukuje pozycje wg pola NIP pobranego z pliku JPK_FA.

Podczas dodawania nowego kontrahenta, po wpisaniu numeru NIP, dostępna jest funkcja automatycznego pobierania danych z bazy REGON. W tym celu należy nacisnąć przycisk [podwójnej strzałki].

Jeżeli zbudujemy swoją bazę stałych odbiorców, to konwersja automatycznie wypełni pełne dane kontrahentów podczas przetwarzania plików JPK_FA.

Ładowanie danych kontrahenta z bazy REGON za pomocą API

Przedstawiamy tutaj możliwość edycji i dodawania nowych kontrahentów do bazy przy okazji generowania eFaktur. Jeżeli nasza baza jest już uzupełniona i aktualna, to kolejna sesja z generowaniem faktur jest tylko formalnością, bez potrzeby zaglądania do tej funkcji.

Lista kontrahentów wykorzystywana była już wcześniej, do księgowania Rejestrów VAT w Menu/Kartoteki/Rejestry VAT. Następnie z Rejestrów tworzony jest plik JP_V7M i JPK_V7K. Funkcja wykorzystywana jest przez użytkowników nieposiadających aktualnego oprogramowania księgowego, bez wsparcia dla nowych plików JPK.

W następnym kroku program prezentuje listę faktur odczytanych z pliku JPK_FA

eFaktura może zawierać opcjonalne dane w postaci Stopki. Wpisane tutaj dane posłużą do wygenerowania jednakowej Stopki w każdej fakturze XML.

Pola KRS oraz REGON proponowane są z danych wpisanych w Menu/Kartoteki/Dane Firmy.

W ostatnim kroku kreatora należy wykonać funkcję [Generuj eFaktury]. Program tworzy seryjnie wszystkie faktury do formatu pojedynczego pliku XML. Ponieważ faktur mogą być nawet tysiące, to tyle będzie też plików. Aby nad tym zapanować, kompresujemy wszystkie faktury do jednego pliku ZIP przy zachowaniu jednolitego nazewnictwa: eFaktury_NIP_odDaty_doDaty.zip. Plik zapisywany jest do podkatalogu [KSeF] na pulpicie bieżącego użytkownika.

Jeżeli włączono funkcję weryfikacji XSD i faktury będą zawierać błędy, to w pliku ZIP zostanie utworzony folder [ERR_LOG], a w nim pliki tekstowe z opisami błędów. Do każdej faktury oddzielny plik z uwagami.

Przykład archiwum ZIP z folderem zawierającym pliki błędów. Do prezentacji zawartości wykorzystano przycisk [Otwórz Zip]. Program korzysta tutaj ze standardowych funkcji Systemu Windows do przeglądania folderów.

Podgląd zawartości pliku tekstowego z komunikatami o błędach. Informacji i błędów może być wiele w jednym pliku, jednej fakturze.

Komunikaty o błędach zapisywane w logach katalogu ERR_LOG są identyczne z wynikiem weryfikacji plików JPK wykonanej w Menu/JPK/Analiza plików JPK. Funkcja ta pozwala na analizę i weryfikację dowolnego pliku JPK, w tym eFaktury FA.XML dla systemu KSeF. Zaznaczyć tu należy możliwość analizy wszystkich wariantów danego pliku JPK, nawet tych archiwalnych.

Poprzez wskazanie pliku, ładujemy wygenerowaną eFakturę XML w oknie Analiza plików JPK.

Przyciskiem [Szczegóły Faktury] otwieramy okno z wizualizacją faktury. W tabeli [Zapisy faktury] przedstawione są pozycje (wiersze) faktury. Kolorem żółtym zaznaczono brakującą nazwę, która była sygnalizowana w pliku błędów.

Zamykamy okno z fakturą i przechodzimy do zakładki z prawej strony [Sprawdź Xml].

Proces weryfikacji uruchamiamy przyciskiem [Sprawdź] lub [Sprawdź lokalnie]. Obydwie funkcje działają tak samo. W pierwszym przypadku schemat XSD ładowany jest on-line ze strony MF, w drugim przypadku z dysku (katalogu programu).

Po wybraniu przycisku [Pokaż] program przełącza się do zakładki [Xml], która prezentuje kod XML załadowanej eFaktury i podświetla linię zawierającą opisywany błąd.

Poniżej przedstawiono dwie różne faktury prezentujące odmienny sposób wypełnienia adresu odbiorcy.

Pełny adres odbiorcy zawierać będą faktury wygenerowane dla kontrahentów zdefiniowanych w bazie danych dla odpowiedniego numeru NIP. Na pierwszym ekranie kreatora importu należy jednak włączyć odpowiednią opcję.

W tym przypadku nie włączono opcji szukania odbiorców lub nie znaleziono odpowiedniego numeru NIP w tabeli kontrahentów.