Aktualna wersja: 18.06.29


Poczta-JPK w aplikacji Program-JPK PRO.

Obsługa plików JPK wysyłanych z programu Poczta-JPK dostępna jest wyłącznie dla aplikacji Program-JPK PRO. Program do szyfrowania i automatycznego przesyłania plików JPK został specjalnie stworzony by usprawnić zarządzanie danymi przychodzącymi od klientów lub podrzędnych jednostek.

Główne funkcje zebrane są w zakładce Menu/Poczta-JPK.



Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

Konfiguracja służy do definicji ustawień poczty dla skrzynki nadawczej i odbiorczej.

W pierwszej zakładce definiujemy parametry dla skrzynki nadawczej, która będzie wykorzystywana przez klientów Biura korzystających z programu Poczta-JPK. W polu Adresat podajemy adres skrzynki odbiorczej, do której będą wysyłane pliki JPK przez klientów. Poniżej znajduje się hasło wykorzystywane do szyfrowania plików JPK. Po zmianie lub utracie hasła nie będzie można odszyfrować plików JPK.

Za pomocą przycisku [Poczta-JPK.BIN] tworzymy plik konfiguracyjny, który należy dostarczyć swoim klientom korzystającym z programu Poczta-JPK. Plik zawiera zakodowane informacje: parametry konta do wysyłania wiadomości oraz hasło do szyfrowania plików. Są one niezbędne do prawidłowego działania aplikacji klienckiej.

Za pomocą przycisku [Nowy e-mail] możemy przetestować poprawność wpisanych danych dla skrzynki nadawczej wysyłając testową wiadomość. Plik konfiguracyjny należy wygenerować po przetestowaniu i sprawdzeniu poprawności działania procesu wysyłania i odbierania wiadomości.



Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

W drugiej zakładce konfiguracji podajemy parametry skrzynki odbiorczej, która będzie służyć w Księgowości do odbioru plików JPK XML od swoich klientów.

Uwaga! Serwer poczty e-mail w hostingu musi oferować obsługę konta za pomocą protokołu IMAP. Protokół POP3 jest niewystarczający dla naszego oprogramowania. Bez protokołu IMAP nie będzie można korzystać z aplikacji Program-JPK PRO w zakresie obsługi poczty.

Po wypełnieniu parametrów w obydwu zakładkach należy zapisać parametry przyciskiem [OK]. Wszystkie parametry są szyfrowane, a następnie zapisywane w bazie danych programu.



Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

Menu/Poczta-JPK/Nowe JPK firmy. Funkcja służy do szybkiej obsługi nowych plików przysłanych do Księgowości. Domyślnie zakres pobierania wiadomości dotyczy tylko bieżącej firmy, do której jesteśmy zalogowani w Programie-JPK. Do wczytania nowych przesyłek należy nacisnąć przycisk [Załaduj].

W odróżnieniu od standardowych programów pocztowych, które wyświetlają tylko datę, adres nadawcy i temat wiadomości, aplikacja Program-JPK podaje wszystkie główne parametry opisujące przesłany plik JPK XML, jeszcze przed pobraniem załącznika:

  • NIP numer NIP podmiotu
  • Data wysłania wiadomości e-mail
  • Kolumna z Flagą informuje o pobraniu załącznika i zapisaniu w folderze lokalnym komputera jego kopii
  • Kolumna ze Spinaczem informuje o załączniku w wiadomości e-mail
  • Kod JPK kod (rodzaj) formularza JPK przesłanego w załączniku
  • Wariant formularza
  • Cel złożenia formularza (1 - złożenie, 2 - korekta)
  • Data od początkowa data zapisów JPK
  • Data do końcowa data zapisów JPK
  • Numer kolejny przesłanego pliku z danego okresu. Każde kolejne przesłanie pliku z tego samego okresu będzie zwiększać licznik dla takiego formularza. Jednocześnie operator Biura będzie informowany o takiej sytuacji kolorem czerwonym, co widzimy w środkowym (drugim) rekordzie powyższego zdjęcia.
  • Data wytworzenia pliku JPK
  • Pełna nazwa Podmiotu dla którego wygenerowano plik JPK
  • Rozmiar wiadomości e-mail
  • e-mail Nadawcy. W tym oknie wiadomości są filtrowane dla adresu nadawcy i nigdy nie będą niepotrzebnie wyświetlane wiadomości wysłane z innych adresów, np. SPAM. Dla przypomnienia adres nadawcy jest naszą skrzynką pocztową zdefiniowaną dla klientów Biura w oknie Konfiguracja.

Opis funkcji (przycisków) w oknie Nowe wiadomości firmy:

  • Podgląd JPK otwiera standardowe okno do analizy pliku JPK. Otwarcie pliku JPK w tym trybie nie oznacza załącznika jako pobrany.
  • Zapisz JPK pobiera załącznik JPK i zapisuje w folderze lokalnym aplikacji w formie niezaszyfrowanej. Włączenie flagi „Załącznik pobrany”
  • Zapisz i Otwórz działa identycznie jak w punkcie powyżej, tylko dodatkowo plik jest automatycznie otwierany do podglądu
  • Do kosza usuwa wiadomość ze skrzynki odbiorczej i umieszcza w Koszu serwera Poczty

Dodatkowe informacje:

  • Kolorem tłustym BOLD oznaczone są wiadomości nowe, które jeszcze nie były otwierane (na zdjęciu pierwsze dwie)
  • Flaga w trzecim rekordzie na zdjęciu oznacza, że plik JPK został już pobrany i zapisany podczas bieżącej sesji. Kolejne pobranie wiadomości przyciskiem [Załaduj] pominie taką wiadomość.


Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

Lista nowych wiadomości po przełączeniu zakresu na „Wszystkie firmy” i wykonaniu funkcji [Załaduj]. Poprzednia wiadomość oznaczona flagą nie jest już widoczna, ale pojawiła się inna z nowym numerem NIP. Takie ustawienie pozwala na otwieranie i przetwarzania Nowych plików JPK ze wszystkich firm jednocześnie.



Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

Plik JPK automatycznie otwarty z listy wiadomości przychodzących. Zakładka z kodem XML.



Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

Plik JPK automatycznie otwarty z listy wiadomości przychodzących. Zakładka Sprzedaż.

Zintegrowanie funkcji do otwierania i analizy plików JPK bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej daje olbrzymi komfort pracy i duże oszczędności czasu. Użytkownik nie musi przeglądać skrzynki odbiorczej w poszukiwaniu odpowiednich wiadomości, program automatycznie odszyfrowuje pliki i zapisuje w odpowiednim folderze lokalnym, plik są automatycznie identyfikowane wg parametrów poszczególnych firm.



Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

Skrzynka odbiorcza. Umożliwia przeglądanie i odczyt wszystkich wiadomości ze skrzynki odbiorczej z podaniem pełnej informacji o plikach JPK. Wiadomości są filtrowane dla podanego zakresu dat wysłania.

Opis funkcji (przycisków):

  • Podgląd - automatyczny wgląd do kilku linii tekstu wiadomości bez jej otwierania
  • Pobrany - umożliwia włączanie/wyłączanie (działa naprzemiennie) flagi „Plik JPK pobrany”. Pobranie JPK w oknie „Nowe JPK firmy” automatycznie zapisuje plik w folderze lokalnym i oznacza jako „Pobrany”. Taka wiadomość nie będzie już wyświetlana na liście. Jeżeli chcielibyśmy ponownie pobrać załącznik JPK, to należy zdjąć flagę „Pobrany” w tym oknie.
  • Do kosza - przenosi wiadomość do folderu „Usunięte elementy” na serwerze poczty
  • Kasuj wiadomość - usuwa wiadomość razem z załącznikiem z serwera poczty z pominięciem folderu „Usunięte elementy”


Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

Menu/Poczta-JPK/Lista plików JPK.

Pliki JPK pobierane ze skrzynki odbiorczej zapisywane są automatycznie w katalogu lokalnym aplikacji .\Poczta-JPK. Plik XML jest tutaj zapisany w formacie jawnym i gotowy do użycia przez księgowość do scalania lub podpisywania i wysyłania.


Opis funkcji (przycisków):

  • Podgląd JPK otwiera standardowe okno do analizy pliku JPK.
  • Otwórz w Arkuszu otwiera plik JPK bezpośrednio w arkuszu kalkulacyjnym
  • Do archiwum przenosi wskazany plik do katalogu .\Poczta-JPK-BAC jednocześnie ze zmianą nazwy i rozszerzenia na BAC.
  • Zakres (bieżąca firma/wszystkie firmy) umożliwia załadowanie listy plików XML w zależności od kontekstu bieżącej firmy


Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

Menu/Poczta-JPK/Lista archiwum BAC. Lista plików przeniesionych do archiwum BAC. Jeżeli ten sam plik został ponownie pobrany z poczty e-mail, a następnie przeniesiony do BAC, to tworzona jest jego kolejna kopia, co widać w kolumnie „Numer”. Do nazwy dodawana jest data i godzina utworzenia kolejnej kopii pliku XML.


Zintegrowana automatyzacja w przetwarzaniu plików JPK.



Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

W Rejestrze plików JPK należy wskazać plik do importu za pomocą standardowego okna dialogowego Windows. Biuro Rachunkowe obsługujące kilkudziesięciu klientów standardową metodą ma spory problem w odszukiwaniu i wskazywaniu odpowiednich plików, ze względu na dużą liczbę przetwarzanych plików. W kreatorze importu Programu-JPK PRO dostępny jest dodatkowy przycisk otwierający listę plików JPK pobranych z konta e-mail.



Poczta-JPK.  Obsługa plików JPK przesyłanych do Biura Rachunkowego.

Kreator otwiera zintegrowane okno z listą plików pobranych ze skrzynki pocztowej. Lista zawiera tylko pliki z bieżącej firmy. Po zakończeniu importu plik taki automatycznie jest przenoszony do folderu BAC i użytkownik nie musi wykonywać dodatkowych czynności. W następnym imporcie plik nie będzie już widoczny.


Integracja obsługi skrzynek pocztowych w aplikacji Program-JPK PRO oszczędza czas i obniża koszty prowadzenia księgowości. Dodatkowo podnosi komfort i bezpieczeństwo pracy z plikami JPK.